Kalendarz - iCalendar - instrukcja obsługi

Kalendarz - iCalendar zbiera zajętość Twojego obiektu z kilku platform naraz (Booking, Airbnb, Noclegowo) i scala ją w jeden kalendarz na obiekt. Ten wspólny kalendarz wpinasz z powrotem w każdą platformę - dzięki temu rezerwacja z jednej platformy zamyka termin także na pozostałych.

• Mniej podwójnych rezerwacji. Termin zajęty na jednej platformie zamyka się na innych (na tyle szybko, na ile platformy odświeżają import).
• Prywatność gości. Na wspólny kalendarz idzie tylko słowo „Zajęte” - żadnych nazwisk, telefonów ani cen.
• W przeglądarce. Działa na komputerze i telefonie, bez instalacji.

1. Załóż konto - na stronie logowania kliknij Zarejestruj się, podaj nazwę kalendarza, imię, nazwisko, telefon, e-mail, login i hasło (min. 10 znaków). Po rejestracji od razu wchodzisz do swojego panelu.
2. Administrator loguje się loginem i hasłem.
3. Obsługa (sprzątanie) loguje się samym hasłem (pole login puste) i widzi tylko Podgląd. Może odhaczać sprzątanie, czytać informacje od administratora i wysyłać własne zgłoszenia.
4. Nie pamiętam hasła - link na stronie logowania wysyła e-mail z linkiem do ustawienia nowego hasła (ważny 60 minut).

Bez klucza program działa w wersji DEMO: 1 obiekt i 1 platforma w obiekcie - reszta działa w pełni. Klucz licencji odblokowuje pełną wersję (bez limitów).

1. Wejdź w Ustawienia → sekcja Licencja.
2. Wpisz klucz i kliknij Zapisz klucz - klucz jest sprawdzany w systemie licencji System Sensor.

Po aktywacji status pokazuje ważność licencji, na przykład:

Najważniejszy etap. Wykonujesz go raz na obiekt:

1. Dodaj obiekt - zakładka Obiekty (za hasłem administratora).
2. Wklej linki z platform (Import) - w zakładce Kalendarze, w sekcji Import, wklej dla obiektu link eksportu iCal z każdej platformy. Program od razu testuje link.
3. Wpnij nasz wspólny kalendarz z powrotem (Eksport) - w sekcji Eksport skopiuj gotowe adresy i wklej je w pole importu iCal na każdej platformie.

• Podgląd - kalendarz miesięczny obiektów; rezerwacje jako paski z etykietą platformy; nakładające się terminy (konflikty) wyróżnione.
• Synchronizuj kalendarze - pobiera od razu świeże dane ze wszystkich platform.
• Blokady - ręczne zamknięcie terminu z powodem (powód zostaje prywatny; na platformy idzie tylko „Zajęte”).
• Prywatne rezerwacje - rezerwacje spoza platform (znajomi, telefon) z danymi widocznymi tylko dla administratora.
• Notatki dla obsługi - trzy rodzaje wpisów na wybrany dzień: sprzątanie do odhaczenia (🧹), informacja do przeczytania (ℹ️) oraz zgłoszenie od obsługi (🔴). Szczegóły w punkcie 6.

Górny pasek Podglądu (dla administratora) - z lewej przyciski platform, z prawej akcje:

Podgląd to miejsce, w którym administrator i personel wymieniają się informacjami. Są trzy rodzaje wpisów, każdy w innym kolorze - żeby jednym spojrzeniem było wiadomo, co jest zadaniem, co informacją, a co zgłoszeniem:

🧹 Sprzątanie - zadanie do wykonania

1. Administrator dodaje notatkę sprzątania na dany dzień (np. „Sprzątanie po 12:00”).
2. Obsługa (zalogowana samym hasłem) w dniu sprzątania lub później odhacza „posprzątane” i może dopisać komunikat dla administratora.
3. Po odhaczeniu pole robi się zielone, a administrator widzi status i komunikat - także w oknie Na dziś i jutro.

Tak wygląda pozycja sprzątania u obsługi po odhaczeniu:

ℹ️ Informacja - do przeczytania przed przyjazdem gości

Administrator wybiera rodzaj informacja i wpisuje treść, np. o której przyjadą goście, ile osób i co przygotować. Obsługa tylko ją czyta - nie ma czego odhaczać, więc nic nie zaśmieca listy zadań.

🔴 Zgłoszenie - głos obsługi

Obsługa ma własny formularz i może sama zgłosić coś administratorowi - np. usterkę albo braki. Wpis jest oznaczony plakietką „od obsługi”, więc od razu wiadomo, czyj to głos. Obsługa może skasować własne zgłoszenie (gdyby się pomyliła), ale nie ruszy zadań od administratora.

Na Podglądzie (dla administratora) masz przyciski, które otwierają panel danej platformy w nowej karcie. Jeśli jesteś tam już zalogowany w przeglądarce - wchodzisz prosto do swojego panelu.

Adresy paneli zmienisz w zakładce Kalendarze (na dole, sekcja „Panele platform”), gdyby platforma zmieniła adres.

• Prywatność: na wspólny kalendarz idzie wyłącznie „Zajęte” - dane gości i powody blokad nigdy nie wychodzą.
• Odświeżanie: synchronizacja nie jest natychmiastowa - platformy czytają import co kilka godzin. Wspólny kalendarz zmniejsza okno na podwójną rezerwację, nie zeruje go.
• Kopia zapasowa: w zakładce Kalendarze pobierzesz całą konfigurację (linki i obiekty) jednym plikiem.
• Hasła: hasło administratora i hasło obsługi zmienisz w Ustawieniach.